Peran Teknologi Informasi dalam Organisasi

    Penggunaan TI (Teknologi Informasi) dalam sebuah organisasi sangatlah penting, dan untuk menerapkan TI tersebut haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut sebelumnya. Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Terdapat lima peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan atau organisasi, yaitu:

1.    Fungsi Operasional.

Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure.

2.    Fungsi Monitoring and Control.

Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di levelmanajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer. Sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationshipyang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3.    Fungsi Planning and Decision.

Mengangkat teknologi informasi ke tataran peranan yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.

4.    Fungsi Communication.

Secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern, dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

5.    Fungsi Interorganisational.

Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan, dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.

Pembangunan teknologi informasi perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi informasi senantiasa di selaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan.

Departemen IT seringkali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang. Hal inilah yang kadang menadi problematika tersendiri bagi Departemen IT di perusahaan. Untuk dapat mengetahui andil Departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya seperti:

a.    Manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja, alat tulis, dan lain-lain.

b.    Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT.

c.    Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat.

d.   Menghemat biaya promosi dan pemasaran.

e.    Sistem dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan, dan hal ini dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaan.

 Informasi (SI) secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut.

1.    Minimal Risk.

Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.

2.     Reduce Costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

a. Eliminasi proses, implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yan dirasa tidak perlu.

b.      Simplifikasi proses, berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat di sederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.

c.       Integrasi proses, teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis.

d.      Otomatisasi proses, mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.

3.     Add Value

Menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4.    Create New Realities

Mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.